برای ثبت گزارشات و رویدادهای مالی در حسابداری فرمی به نام سند حسابداری مورد استفاده قرار می گیرد . ثبت سند حسابداری به دو صورت دستی و کامپیوتری قابل انجام است . در موسسات و شرکت های مختلف سیستم حسابداری به صورت دو طرفه می باشد و تمام معاملات به صورت دو طرفه ثبت می گردد . توجه داشته باشید که در هر معامله ، دو حساب تحت تاثیر قرار می گیرد .
هدف از ثبت سند حسابداری چیست ؟
ثبت سند حسابداری باعث جلوگیری از فراموش نشدن عملیات های مالی و تهیه و تنظیم گزارش های حسابداری مورد نیاز می شود . در فرآیند ثبت سند حسابداری ، جمع آوری و بایگانی اسناد و مدارک مالی و ثبت گزارش های جمع آوری شده بر اساس قانون و استانداردهای حسابداری انجام می شود .
تمام مدارک مالی به منظور جلوگیری از دستکاری نشدن ، مفقود نشدن و از بین نرفتن باید حفظ و نگهداری شوند . تمام امور مربوط به مالیات و غیره بر اساس اسناد حسابداری ثبت شده انجام می شوند . اگر در ثبت این اسناد نقصی وجود داشته باشد جریمه های سنگینی را برای شرکت و یا سازمان مورد نظر به بار می آورد .
به همین دلیل با مراجعه به وب سایت حساب کاران و استخدام حسابدار خبره و متبحر می توانید ثبت اسناد مالی را بدون نگرانی انجام دهید .
ثبت سند حسابداری چگونه انجام می شود ؟
تمام رویداد های مالی در یک شرکت یا سازمان باید به عنوان سند حسابداری به صورت دستی یا کامپیتوری ثبت شود . سند حسابداری شامل کلیه اطلاعات مربوط به عملیات مالی از جمله گردش مالی ، بدهی اشخاص ، فروش و گردش کالا و حقوق پرسنل شرکت یا سازمان مورد نظر می باشد . بعد از اثبات صحت اطلاعات ، اطلاعات مالی در دفاتر قانونی نوشته و گزارش گیری انجام خواهد شد .
به منظور گزارش گیری مالی از گردش حساب ها و هم چنین نوشتن دفاتر قانونی باید تمام تراکنش های مالی ثبت شوند . با استفاده از کدینگ حسابداری در ثبت سند حسابداری ، کدهای حسابداری مناسب با عملیات مالی انجام شده انتخاب می شوند و در نتیجه میزان بدهکاری و پستانکاری مشخص خواهد شد .
در مرحله بعدی کد حسابداری متناسب با رویداد مالی انتخاب می شود و به اندازه همین رقم و معکوس حساب اول بدهکار و بستانکار خواهد شد . به مثال زیر توجه کنید :
اگر مبلغی را از صندوق برداشته و هزینه کرده باشید ، هنگام ثبت سند حسابداری آن ، در ابتدا حساب هزینه به میزان x ریال بدهکار شده و سپس حساب موجود در صندوق به همان اندازه x ریال بستانکار می شود .
ثبت سند حسابداری با توجه به تاریخ تراکنش های انجام شده صورت می گیرد و در مرحله آخر اسناد ثبت شده پرینت و ضمیمه می شوند .
با استفاده از نرم افزارهای مختلف و استخدام حسابدار به راحتی می توان اسناد مالی را ثبت نمود . هم چنین براحتی می توانید گزارش های مالی مختلف ارائه داده و دفاتر قانونی مانند ذفتر کل یا دفتر روزنامه را بدون خطا بنویسید .
اشخاصی که در این حوزه مشغول به کار می باشند باید کلیه مفاهیم را بشناسند تا بتوانند اسناد مختلف را تجزیه و تحلیل نمایند . اولین و مهم ترین کاری که در حسابداری انجام می شود ثبت اسناد مالی می باشد . اگر ثبت سند حسابداری به درستی انجام نشود ، به مرور زمان در تمام کارها با مشکل مواجه خواهید شد ، بنابراین شناخت مفاهیم ثبت اسناد مالی بسیار مهم و قابل توجه است .
به چه اموری رویداد مالی گفته می شود ؟
به تمام فعالیت های مالی از جمله خرید مانند خرید مواد اولیه یا کالا ، فروش مانند فروش محصولات تولید شده یا کالا ، پرداخت و دریافت مانند پرداخت حقوق پرسنل ، پرداخت مبلغی بابت خرید مواد اولیه ، پرداخت هزینه آب ، برق ، گاز و یا دریافت وجه که در شرکت ها و سازمان های مختلف انجام می شود و باعث بروز تغییراتی در دارایی ها ، بدهی ها و حقوق سرمایه گذاران می شود ، رویداد مالی می گویند .
به منظور ثبت سند حسابداری چه اطلاعاتی مورد نیاز است ؟
- تاریخ رویداد مالی
- هر رویداد مالی بر اساس دفاتر قانونی یک شماره سند اختصاصی داشته باشد .
- مشخص نمودن عنوان حساب
- مشخص نمودن نوع حساب
- شرح سند و نام شرکت یا سازمان مورد نظر
- شماره مدرک و تاریخ مدرک
- مشخص نمودن نام مشتری
- مشخص نمودن سال مالی و نام مدیر عامل